オフィス移転案内の書き方のポイントとは？マナーや注意点も確認！

オフィス移転が決まったら、取引先や顧客に移転することを伝えるのがマナーです。しかし、初めて移転をする方などは「移転案内をどのように書けばいいのかわからない」「出し方はどうするべき？」といった疑問を持つことでしょう。ここではオフィス移転案内の書き方やマナーについてお伝えします。ぜひ参考にしてください。

オフィス移転案内を出す際のマナー

オフィス移転案内とは、オフィスを移転する際に取引先や顧客などに移転先の住所や連絡先をお知らせするための文書のことです。オフィス移転が決まったらすぐに案内の準備をしたいところですが、まずは案内を書く前に知っておきたいルールを押さえましょう。

■基本的には紙で出すのがベスト

移転案内状は社交的な通知にあたるため、ある種の儀礼文書といえます。したがって、丁寧さを大切にするべきだといえるでしょう。その意味では、メールやFAXではなく、きちんと紙で送るのがマナーです。メールは相手によっては快く思わなかったり、他のメールに紛れてしまって確認してもらえなかったりする可能性があります。

もちろんメールの送付がNGというわけではありません。メールのみで済ませるのは避け、あわせて紙で送付したほうが好ましいと認識しましょう。また、FAXで儀礼文書を送るのはマナー違反とされているため注意してください。

紙で作成する際、角の丸い白カードまたは官製はがきが最もポピュラーです。ブランドイメージを大切にしたい場合やクリエイティブな業種の場合、ポストカードやデザインの凝ったはがきを使うのもよいでしょう。

■移転1ヶ月前～2週間前には移転案内状を送る

移転案内状を送るタイミングで悩む方も多いでしょう。結論からいうと、一般的には新住所での営業が始まる1ヶ月～2週間前までに送るのがベターとされています。かなり早いように感じるかもしれませんが、移転するということは、自社だけでなく取引先もデータを変更する必要があり、移転後もスムーズにやり取りをするためには早めに案内することが大切です。

案内が遅いと、移転直後に行き違いで旧住所に重要な書類が来てしまうケースなども考えられます。取引先のことをしっかり配慮したうえで対応するように心がけましょう。可能であれば、移転2～3ヶ月前に文書で案内をしたのち、1ヶ月前を目安にメールや電話でフォローを入れると、より丁寧です。

また、移転準備が本格的に始まると多忙になってしまい、案内状の作成まで手が回りづらくなりがちです。早めに準備をしておいた方が、移転準備も円滑にいくことでしょう。

オフィス移転案内の書き方のポイント

オフィス移転案内状をいざ書こうと思っても、書き方が分からず悩んでしまう方は少なくありません。ここではオフィス移転案内状の書き方のポイントを解説します。

■件名

まずは、文書の目的を理解してもらうために件名を忘れずに記載しましょう。「オフィス移転のお知らせ」「事務所移転のご案内」など、取引先が一目見て分かってくれる件名が理想といえます。ブランドイメージに合わせて英語の表現も良いですが、しっかりと伝わるよう心がけることが大切です。

・頭語と結語
先述した通り移転案内状は儀礼文書にあたるため、最初に頭語、最後に結語を入れるのが基本です。よく用いられる頭語と結語のペアに「拝啓」と「敬具」があります。

・時候の挨拶
「拝啓」などの頭語の後ろに季節に合わせた挨拶を入れます。たとえば、3月なら「早春の候」、5月なら「新緑の候」といったものです。長い挨拶にする必要はありません。

・日付
送付日を明記します。

・新しい住所と連絡先
移転後の住所と連絡先を記載します。最も大切な部分になるため、わかりやすいように箇条書きなどで別記するとよいでしょう。

・業務開始日
移転先での営業開始日を記入します。この際、移転にともなって休業日が発生する場合、その旨もしっかり記載しましょう。

・アクセス地図
移転後のアクセスについて、地図を載せておくとより丁寧です。必須ではありませんが、最寄り駅からのルートや所要時間もあわせて明記しておくとよいでしょう。

オフィス移転案内を送る際の注意点

最後に、オフィス移転案内を送る際に気をつけるべきことを解説します。

■送り先に漏れがないかを確認

よくあるトラブルのひとつに「送り先に漏れがあった」というケースが挙げられます。特に、業者に印刷を依頼している場合などは、リストに漏れがないか確認を徹底しましょう。

■記載ミスに注意

リストへの漏れと同様に、相手先の企業名や住所、自社の情報などに誤りがないか入念にチェックしましょう。

■移転日までに届くように

前述した通り、案内状は移転1ヶ月～2週間前に出すことがマナーです。万が一2週間前までに出すことが難しい場合でも、移転日までには届くように準備しましょう。

まとめ

今回はオフィス移転時の案内状について、書き方のポイントやマナー、注意点を解説しました。案内状をどう送るかによって、取引先企業からの印象が大きく変わる場合もあります。今回お伝えしたポイントやマナーを守り、好印象を与える案内状を送りましょう。

また、オフィス移転は取引先にもデータ変更などの影響が少なからずあります。移転後もスムーズなやり取りができるよう、案内状の準備は早めに行うことをおすすめします。