オフィス移転時によく起こるネットワーク周りのトラブルとは？

昨今では、新型コロナウイルス感染症の蔓延からテレワークが進んでおり、ネットワーク環境を整えるためにオフィスの移転を行う企業が増えている現状にあります。しかし、移転する際に課題となるのがネットワークにまつわるトラブルです。そこで今回は、オフィスの移転時に起こりやすいネットワークトラブル回避のポイントを解説します。

オフィス移転時に必要なネットワーク周りの準備

まずは、オフィス移転時にネットワーク環境を整えるうえで準備が必要なことを3つ紹介していきます。

サーバーの移行

オフィス移転時に必ず必要になるのが、サーバーの移設です。まずは、サーバーが会社で購入しているものか、レンタルで使用しているものかの確認を行いましょう。これによって管理体制を把握することができます。レンタルの場合、レンタル業者に依頼をしてオフィス移転の手続きを行いましょう。移転後の業務形態などを考慮して容量や企画のサイズを検討していく必要がありますので、注意してください。また、近年ではサーバーをクラウドで管理することができるクラウドサーバーへ切り替えている企業も多くあります。企業の特徴などを踏まえたうえで、ぜひ検討してみるとよいでしょう。

インターネット回線の整備

現在使用しているインターネットの回線や種類が、移転先で使用できない場合などがあります。そのため、移転先で利用する整備内容を決める必要があります。この整備には専門の業者に依頼する必要があります。特殊な知識の他、ビルの構造や性質などを踏まえて作業を行ってくれるため、管理会社などと連携を行って実施する必要があります。整備にはおおよそ２～４週間程度必要になるため、早めに連絡を行いましょう。

パソコンの再設定

回線の引っ越しを行うことで、使用するパソコンなどのデバイスの再設定が必要になってきます。ITの担当やSEなどがいない場合、専門の業者に依頼する必要があります。そのため、作業がスムーズに進むために各種パスワードなどを控えておくとよいでしょう。

オフィス移転時によく起こるネットワーク周りのトラブル

つぎは、オフィス移転の時に起こりやすいトラブルです。具体的にはどのようなことがあるのか、項目ごとに解説します。

PCやプリンタなどの周辺機器の接続に不備が生じる

自宅などの引っ越しでもよく起きる場合がありますが、LANケーブルなどの配線や接続などを間違えてしまったり、PCに付与されるIPアドレスの設定がうまくできなかったりなどがよくあります。また、クラウドを利用している場合、そことの通信が行えず会社として機能できない場合などは再開が遅延することもありますので注意が必要です。

ネットワークトラブル時に担当者が不在

移転時にネットワークに関するトラブルに対応できる担当者が不在でトラブルの解決に時間を要する場合があります。トラブルが発生してからの連絡であれば、さらに時間がかかってしまうことが懸念されるため、あらかじめ窓口を設定しておくと良いでしょう。また、可能な限りオフィス再開の前には事前シミュレーションなどを実施することが望ましいです。また、オフィス再開時には、担当者が数日間はオフィスに常在してもらうことがトラブル解決に繋がります。

オフィス移転時のネットワークトラブルを防ぐためには？

以上のようなネットワークトラブルを回避するにはどうすればよいのでしょうか？対応策としていくつか解説していきます。

専門業者に終始サポートしてもらう

専門業者にオフィス移転のはじめの段階からかかわってもらい、管理してもらうことが必要になってきます。これを行うことで、エラーやトラブルが出た場合にサポートしてもらえる環境を作ることができます。特に、総合的にオフィスの移転を行う業者に関しては、各種のトラブルが生じやすい場面や対応策を熟知しています。そのため、オフィスの移転に強い専門業者へ依頼することがスムーズな移転に繋がるでしょう。

移転完了が完了するまで専門業者に常在してもらう

移転完了後も、オフィスに常在してもらうことで、業務が再開した場合のトラブルに対応してもらうことができます。最後まで何が起こるか予想することが難しいため、トラブル時の窓口を確保しておくことは重要になります。

各種データのバックアップを取る

PCの移転時に物理的な外力が加わることでデータが破損したり、機能が失われたりする場合があります。そのため、PCなどのデバイスを管理する場合は必ずバックアップのデータを確保する必要があります。バックアップの方法は、ハードディスクやクラウドなどに保存しておくと良いでしょう。また、紙で印刷してのバックアップもありますが、保存場所の確保や管理に困る場合があります。そのため、企業の特徴なども踏まえて、バックアップの方法を検討するのがよいでしょう。

マニュアルの作成し社員に事前配布する

PCなどの再設定程度であれば、社員に行ってもらう場合もあります。そのような場合は、マニュアルを事前に作成して社員が迷わない様に配慮しておくことも必要になります。その中には、簡易的な接続方法など、前回までのオフィスの写真を撮影しておくことで参考資料になる場合があります。

 

今回は、オフィス移転時に重要となるネットワーク周辺のトラブルの対策をご紹介しました。トラブルが起こってしまっても、専門業者をすぐに依頼できる環境が必要であると理解で来たと思います。本記事の内容を参考に、安全で安心なオフィスの移転を検討してみてください。