オフィス移転はいつ頃行うのがおすすめ？最適なタイミングを知ろう！

「オフィスの移転なんて、やりたい時にやればよいのでは？」と思った方、実はそう簡単な話ではありません。いろいろ考慮して計画し業者に依頼しないと、損をしてしまったり、最悪の場合移転が完了できなかったりすることもあるのです。今回はそんなオフィス移転のタイミングについて、学んでいきましょう。

オフィス移転の時期を慎重に選ぶべき理由

そもそもなぜ、移転にはよい・悪いタイミングがあるのでしょうか。それは、人気の移転時期というものがあるからなのです。個人の引越しで想像するとわかりやすいかと思います。

新年度スタートである3～4月は、新しい生活を始める人が多く、引越し業者も繁忙期となりますよね。このときに依頼すると、設定料金も高くなるうえ、そもそも業者が埋まっていて依頼すらできないということもあります。

実は今、インターネットショッピングの需要が高まっている関係で、運送業、とくにトラック運転手の人手不足が問題になっているのです。これも関係し、繁忙期はとくに業者がすぐに埋まってしまうわけです。この状況はオフィス移転でも同様で、移転ピーク時をなるべく避けられると、費用の節約にもつながり、スケジュールも確保しやすくなります。

移転作業だけでなく、内装工事についても同じことがいえます。引越しが重なる時期には、内装の職人さん、電気やインターネット配線を扱う業者も、引っ張りだこになるようです。こういった専門職の人を遅滞なく派遣してもらうためにも、移転時期は慎重に決める必要があるのです。

オフィス移転に適した時期とは？

移転のタイミングを図るべきという理由はわかりましたが、ではいったいいつがオフィス移転に最適なのでしょうか。個人の引越しと同じく、オフィス移転も3月は繁忙期にあたります。ここが決算期の会社が多いためです。

決算を終えて1年計画で移転準備し、翌年の3月に移転というスムーズな流れを作ることができます。同じ理由で、10月を決算期にしている会社は、10月の引越しを考えるわけです。そのため、3月・10月は移転ピークといわれています。

これ以外に、意外と移転が多いのが5月です。4月は新年度で、新入社員も入ってくるなど業務が忙しくなりがちです。1か月ほど研修をやって5月ごろに部署配属となります。そうなると、やっと新しい体制にもオフィス全体で慣れてきます。

新しい人員が定まらないと、新オフィスのレイアウトも固まらないこともあり、5月を待っての移転が多いのです。また、5月はゴールデンウィークを挟んで業務が長めにストップします。この間に移転を済ませることが可能なため、人気のタイミングなのです。

つまり、3月・5月・10月は移転が多い時期なので、可能であればそこを避けての計画がおすすめです。たとえば、6～7月などの夏の時期がよいのではないでしょうか。業務や予算の都合を考えて、最適なタイミングを考えてみてください。

オフィス移転の流れを確認

最後に、オフィス移転の流れを説明します。ざっくり把握しておくことで、タイミングを今から図っておきましょう。オフィスの契約解除について考慮すれば、移転は契約更新の1年前から考えておくべきですが、実際に動き始めるのは6か月くらい前で問題ありません。

まずは、社内でオフィス移転の方針について決めるところからです。どういった理由で新オフィスに移るのか、新オフィスではどんな要望を叶えたいかなど、移転目的を明らかにすることが大切です。それを軸に、物件探しをしましょう。

よい物件が見つかったら、現状のオフィスを出ていく準備です。原状復帰をしてから明け渡さなければならない場合、その業者を手配しておく必要があります。また、新オフィスでは使わない備品の廃棄についても用意が要ります。

退去の準備ができたら、次は新オフィスのことを考えましょう。レイアウトを考え、家具を選んでいきます。頼んでいる業者が内装も考えてくれる業者であれば、早めに依頼して見積もりを出してもらうとよいですね。

オフィスの内容や移転作業について固まったら、次にやるべきは周知です。社内の人間には早めに、そして移転計画を詳細に知らせることが大事です。部署単位、個人単位でそれぞれ準備が必要となるため、現オフィスの解約が決まったあたりで知らせておくべきでしょう。

取引先にもお知らせしますが、これは1～2か月前で大丈夫です。見落としがちなところで、印刷物の住所を変更するというのも重要な作業です。住所入りの封筒・名刺など、これも遅くとも新オフィスに移る1か月前には発注しておきましょう。

あとは、税務署や年金事務所、労働基準監督署、郵便局などなど漏れなく移転の届けを出さなければなりません。期限や必要書類など、事前にチェックしておいてください。

 

このように、オフィス移転は業者に依頼したとしても、社内でやるべきこともたくさんあります。スムーズに移転を進めるためにも、まずは計画をきっちり練ることです。そして可能な限り繁忙期を避けて、移転業者・内装業者を確保しておけるとよいですね。