移転後のオフィスのセキュリティは大丈夫？セキュリティ面での注意点とは

オフィスを移転した後は、セキュリティについても対策を講じましょう。速やかに業務を開始できるように準備を進めていきます。予算の範囲内で適切な対策しましょう。今回の記事では、オフィスセキュリティ対策が重要である理由、強化のためのポイント、具体的な対策について紹介するので参考にしてください。

オフィスセキュリティ対策が重要な理由は？

情報資産をたくさん抱えているので、そのままの状態にしておくのは望ましくありません。万が一情報が漏洩すると、企業の存続も危ぶまれてしまいます。社員全員が高い意識を持って対策しましょう。

オフィスセキュリティとは

空間と情報に分けて考えられます。オフィスには多数の関係者が訪問しますが、そのなかに顧客、宅配業者、清掃業者なども含まれます。社外の人に情報が漏洩するのは望ましくありません。そのために、空間セキュリティを考えることで、人の動線を確保するようにしています。また、情報セキュリティは、情報資産を守るための取り組みで、アクセス制限などを設けるようにしています。

情報漏洩を防止するため

顧客の情報や商品・サービスの情報などを保有しています。それらの情報が不注意により社外に漏洩してしまうと、社内外に大きな影響を及ぼします。会社の信用が地に落ちてしまうことも考えられるので、そのようなことにならないように対策を講じる必要があります。

社員を守るため

オフィスに色々な目的を持った人が出入りしますが、なかには不審者もいるかもしれません。直接社員に危害を加えることを目的としていなくても、窃盗目的でオフィスに侵入して社員に怪我を負わせることも考えられます。そのような不審者が侵入できないように、セキュリティを強化する必要があります。

オフィス内の資産を守るため

オフィスには、現金だけではなくパソコンや小切手などの価値が高いものも多くあります。それらが窃盗の被害や破壊される被害に遭わないように守らなくてはいけません。

企業内外から信用を得るため

オフィスセキュリティを万全にしていないと、顧客や取引先からの信用を損なうだけではなく、法律で罰せられる可能性もあります。企業の存続に大きな影響を及ぼすので、対策を講じるのは当然であるという認識を持ちましょう。

オフィスセキュリティ強化のためのポイント

資産と社員を守れるように、ポイントを踏まえて対策しましょう。

情報資産を把握する

こちらは目に見える資産だけではなく、目に見えない資産についても把握する必要があります。漏れが無いようにリストアップしましょう。たとえば、顧客情報、製品開発情報、クラウドサービスなどが挙げられます。

管理の課題と対策を確認する

情報漏洩しないことが目的なので、現状を把握して対策を講じましょう。たとえば、社員全員が顧客情報にアクセスできるようになっている場合、誤ってメールなどで社外の人に顧客情報を漏洩してしまう恐れがあります。そのようなことにならないように、必要なメンバーのみ顧客情報にアクセスできるようにすると良いでしょう。漏洩のリスクが低下します。

システムやツールを導入する

こちらはオフィスに来館する人を制限するシステムが有名です。入退管理システムで不審者が来館できないようになっています。また、セキュリティカメラを設置して、万が一窃盗などの被害に遭ったときに、再発を防止できるようにします。

規定やルールを設ける

上層部や一部の社員のみ対策を講じるのではなく、社員全員のセキュリティ意識を向上させなければいけません。そのために、規定やルールを設けて社員全員に内容を徹底しましょう。

どんな対策をすればいい？見落としを避けよう

妥協することなく取り組んでいきましょう。信用を失うのは一瞬なので、十分気を付けてください。

防犯カメラ

こちらは、見られているという意識が働くので、不審者の侵入だけではなく社員の不正行為も防止できます。

入退室管理システム

入室を許可されている人のみ来館できるので、セキュリティの強化につながります。ただし、同じ目的で導入されているテンキー方式は、暗証番号を入力して入室するシステムですが、暗証番号が分かれば誰でも入室できるので、セキュリティレベルは低くなります。そのほかにも、ICカード認証はカードが盗難の被害に遭ってしまうと、不正利用される可能性もあるので注意が必要です。

シュレッダー

書類を細かく裁断する目的で導入されていますが、裁断されるサイズを導入前に確認しましょう。内容が分からないようにしなければいけません。

そのほかの対策

空間を仕切るためのパーテーションや仕切り、防音対策に効果が期待できるサウンドマスキング、セキュリティ仕様のクリアホルダーなどが販売されています。

まとめ

社員全員が高い意識を持っていると、情報漏洩を防げるようになっています。しかし、オフィスにはいろいろな人が来館するので、不注意による漏洩を避けるためにも、研修や勉強会などを欠かさないようにしてください。防犯カメラや入退室管理システムなどの対策を紹介しましたが、自社にとって必要であると思うものは積極的に導入しましょう。