オフィス移転が完了するまでの具体的なスケジュールとは？

オフィスの移転はさまざまな作業が同時進行し、タスクが複雑になりがちです。そのため計画的に進めることがトラブル回避につながります。なるべく効率よく作業を進め作業の漏れがないようにするために、ここでは移転前にするべき準備やスケジュールの立て方、移転の際のポイントなどを紹介します。移転を計画的に進める参考にしてみてください。

オフィス移転を行う前にするべき準備

新社屋に引越しする前にいくつかの準備が必要となります。

旧オフィスの解約

移転前に現在のオフィスの賃貸契約の内容を確認しておく必要があります。契約期間内に解約してしまうと、違約金を支払わなければならない場合もあるため注意が必要です。一般的に6か月前までに解約の連絡をする決まりになっているはずなので、契約書を読み返して確認しましょう。

新オフィスの選定

解約の手続きを進めると同時に移転先を探します。できるだけ妥協することなく理想を満たした物件を選びましょう。現在の事務所の課題点を洗い出し、社員数の増減や移転する目的などを把握したうえで探すとスムーズに進むのではないでしょうか。快適な職場環境は社員のモチベーションアップにもつながるため、納得がいくまで内見して比較のうえ決めましょう。

新オフィスレイアウト策定

物件が決まった段階で工事前に配置を検討します。社員だけが使用するスペースと、来客者も利用するスペースを分けたうえで動線を考えて配置しましょう。キャビネットや機材などの配置も同時に考える必要があります。最後に、移転の目的に合った配置になっているか再確認しましょう。

業者の選定など

引越しに際して荷物だけでなく、インターネットの回線など新しい場所で整備しなければいけないことはさまざまあります。できれば引越しと回線の整備などを一緒の業者に任せられるのが理想的です。業者が確定したらスケジュールの調整を行い、引越し準備を進めていきます。

また、新事務所で使用する家具やOA機器を現事務所から移動するのか新しく購入するのかを検討します。このときに廃棄するものについてもリストアップしましょう。

オフィス移転が完了するまでの具体的なスケジュール

具体的なスケジュールをどのように立てていけばいいのか見ていきましょう。

半年前

移転にあたっては半年前くらいに専用のプロジェクトチームを作ることをおすすめします。各部署からメンバーを募り、メンバーが中心となって準備を進めることで作業が効率化できます。全体的な進捗状況の把握もしやすくなるようです。現在の事務所の解約と新事務所の契約を同時に進めます。移転完了までのスケジュールを立てるのもこの時期です。

4～5か月前

この時期には新しい事務所のレイアウトを計画します。部署ごとに必要なスペースや会議室、応接室などの配置を決め、社員の業務動線をしっかり確保して働きやすい環境を作りましょう。新しく設置する家具やOA機器などがある場合にはそれらも想定して配置していきます。また、セキュリティに関しても同時に進め、工事の契約を進めます。

2～3か月前

移転に際して何よりも必要なのは社員の協力です。プロジェクトチームが中心となって進めますが、実際に手を動かすのは社員一人ひとりです。この時期に移転についての説明会を実施して社員が不安なく引越し作業を遂行できるようにします。

取引先への連絡もこのタイミングで始めることをおすすめします。契約書や請求書の発行先など変更してもらうために数か月かかる場合もあるので、早めに連絡しておきましょう。ホームページや封筒などに記載の住所の変更手続きも進めておきます。

1か月前

各種届出の対応を行うのが1か月前です。登記している住所の変更や税務署への移動届など、移転に必要な書類の手続きを行います。手続きが必要な書類をリストアップして漏れがないようにします。

オフィス移転を行う際のポイント

作業をスムーズに進めるために気をつけるべき点について見ていきましょう。

スケジュールに余裕を

オフィスの引越しには多岐にわたるタスクが発生します。最初にどのような作業がいつまでに必要かを洗い出し、余裕を持った計画を立てましょう。すべての作業を着実に進めていても予期せぬタスクが生じることがありますが、スケジュールに余裕を持たせていれば慌てることもなくなります。

期限を意識

タスクの優先順位を各自が把握して、期限を意識しながら作業を進めましょう。タスクの内容によっては期限が迫っていても柔軟に対応できるものもあるため、どれを優先すべきか考慮したうえで進めましょう。

必要な届出をリストアップ

移転後にもさまざまな届出が必要となります。スケジュールを作る際に、どのタイミングでどの届出の提出が必要かをリストアップしておき、漏れがないようにしましょう。

 

オフィスの移転が成功するかどうかのカギは事前の準備にあります。新しいオフィスでスムーズに業務を再開できるように準備をしっかりして備えましょう。どのような作業がいつ必要かを洗い出して、協力して作業を効率的に進めることが大切です。