オフィス移転決定後にやるべき事とは？具体的な手続きも知ろう！

オフィス移転作業は想像以上に多岐にわたります。移転先となる新オフィス探しや旧オフィスの解約、引越し業者・内装工事業者の選定、荷物の梱包作業、各種届出の提出など、オフィス移転に関する業務は煩雑になりがちです。本記事では、オフィス移転の流れと必要な準備について解説していきます。移転の予定がある方は、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転決定前にやっておくべき準備

「オフィスを移転したい」と思ったら、まずはオフィス移転の計画を立てましょう。オフィス移転を計画する際に重要なのは、オフィス移転の目的やコンセプトを明確にすることです。オフィスの移転にはとにかく時間と手間がかかります。できるだけスムーズに進めていくためには、事前準備が欠かせません。移転作業を始めるにあたって、どんなことを準備しておかなくてはいけないのか、それをしっかり頭に入れたうえで行動していきましょう。

目的の明確化

できるだけ理想に近い物件を探し、大勢の協力のもと作業を進めていくためには、まず移転する目的やコンセプトを明確にすることが大切です。オフィスを移転する目的によって、どんな物件を探すのかが変わってきます。新オフィスに求める条件に優先順位をつけるためにも、移転の目的をはっきりさせておきましょう。

賃貸契約書の確認

新オフィスに求める条件とその優先順位がある程度見えてきたところで、今の賃貸契約書を細かく確認しておきます。いざ移転しようとした際に、契約に引っかかって作業がストップするのを避けるためにも、物件探しの前に契約書をしっかり確認しておきましょう。

物件探しと解約予告

一旦解約予告を通知してしまうと、たとえ物件が決まっていなくても退去しなくてはならなくなるので、めぼしいところを探してから解約予告を出した方がよいでしょう。

オフィス移転決定後にやるべきこと

オフィス移転決定後にやるべきことは多岐にわたります。ひとつずつ紹介するので、スムーズに準備を進めるためにもしっかりと把握しておきましょう。

社内書類・ホームページなどの住所変更準備

社内には、現住所や電話番号を使用した物がたくさんあります。移転後に慌てることのないよう、準備しておきましょう。

・社判

・印章

・ゴム印

・名刺

・社員証

・封筒

・伝票

・契約書、請求書など各種書類

・ウェブサイトの登録住所変更

会社のウェブサイトには、移転１～２ヶ月前から移転告知を掲載し、移転後は速やかに新住所・電話番号など、変更点を更新できるように準備するのが重要です。

社内への事務所・移転説明資料作成＆説明会実施

事務所・オフィス移転に向けた準備タスクの取りまとめや、当日のタイムスケジュール、作業分担リストを作成します。移転に向けた準備や移転後に必要な作業を共有すると同時に、オフィスの使い方、解決すべき課題や目的を再確認するためにも、社内の説明会を実施しましょう。社内の人間関係のためにも手を抜かないようにしてくださいね。

オフィス移転のタイミングで行う手続き

続いて、オフィスを移転するタイミングで必要となる手続き等をご紹介します。

年金事務所への連絡

年金事務所では、健康保険や厚生年金保険の変更手続きをする必要があります。手続き方法は、現事務所と移転先の事務所が同一管轄内か、そうでないかで異なるため、しっかり確認しておきましょう。

具体的には「適用事業所所在地・名称変更届」を、管轄の年金事務所へ移転後5日以内に提出する必要があります。現事務所と移転先の事務所が同一の管轄外であったとしても、移転前の管轄事務所に提出となるので気を付けてください。

法務局に移転登記申請

会社を設立した際や支店を設置した際には、本店の所在地や支店の所在地をそれぞれ登記することが法律で定められています。事務所移転の際は、これらの登記内容を変更するために、法務局に必要な書類を提出することが肝心です。移転するのが本店か支店かによって、提出書類や期間が異なるので気を付けましょう。カレンダーをよくチェックすることをおすすめします。

税務署・都道府県税事務所へ手続き

税務署・都道府県税事務所へは下記の書類の提出が必要となります。提出期間はほかの書類と比較してゆとりがありますが、忘れないように早めに対応するようにしましょう。

雇用保険事業主事業所各種変更届

ハローワークに対して「雇用保険事業主事業所各種変更届」の提出が必要となります。書類提出の際には、労働基準監督署に届出をしたときの書類の控えも必要となります。移転後10日以内に提出しないとならないので、気を付けましょう。

 

今回はオフィス移転の流れと必要な準備について解説しました。スムーズにオフィス移転を行いたいなら、移転前からしっかり準備をすることが大切です。また、移転後もさまざまな手続きがあるため、本記事を参考に忘れずに手続きを行い、新しいオフィスでの事業のスタートダッシュを決めてくださいね。