オフィス移転の失敗を防ぐためには？具体的なポイントを理解しよう！

オフィスの移転は大きなプロジェクトのため、計画的に進めなければ効率的に作業することは難しいです。人や物の移動が伴い、引越しにかかる費用もかなり多額になるため、失敗は許されません。オフィス移転の失敗を防ぐ方法や費用の相場、新オフィスに移るまでの具体的なプロセスについて紹介します。

オフィス移転の失敗を防ぐためには？

移転が成功するかどうかによって、社員のモチベーションや業務効率化だけでなく社外からのイメージも変わってしまいます。失敗を防ぐためには何に気をつけるべきでしょうか。

現状の把握

現在のオフィスがどのような状態なのかを把握し、なぜ移転が必要なのかを考えましょう。もし課題などがある場合には、どのようにして移転後に改善していくべきかについても話し合う必要があります。

目的の明確化

現状を把握した後、移転の目的や理想とするイメージを具体化する作業をします。現在の立地では社員に通勤の負担がかかっている、事業拡大にともなって手狭になってきてしまっているなどがあれば、より働きやすい環境にするためにどうしたらいいか考えましょう。

スケジュールの立て方

移転にはさまざまな作業が同時進行で必要となります。プロジェクトチームを作り、新しいオフィス選びから契約、レイアウトやデザイン、引越しまでのスケジュールを立てますが、作業の途中で想定外のことが起きる場合もあるので、余裕を持った計画作りをするようにしましょう。

予算の確認

コストにはさまざまなものが含まれます。業者に依頼する部分については早めに見積書を取るようにしましょう。会社として予算が決まっている場合がほとんどだと思うため、予算を伝えたうえでいくつかのプランを出してもらうのも一つの方法です。

オフィス移転にかかる費用相場

事務所の広さや社員数などによっても費用は異なりますが、一般的な相場について紹介します。

新オフィスにかかる費用

新しいオフィスでは内装工事や各種設備費、ネットワーク工事などの費用がかかります。工事ごとに業者を分けると費用がかさむため、一括で対応してくれる業者を選ぶことがおすすめです。工事に関わる費用以外に契約費用が必要です。敷金・礼金や保証金、保険料など月額賃料の6～12か月分がかかります。

旧オフィスにかかる費用

旧オフィスからの退去時には原状回復や廃棄物処理に費用がかかります。原状回復工事には、どの程度の変更を加えているかにもよりますが、1坪あたり2～10万円程度かかるようです。オフィスの一部をカフェスペースなどに改装していた場合には負担する費用が変わってくるので、事前に複数の業者から見積もりを取って比較することをおすすめします。

廃棄物の処理は2トン車1台で約7～8万円、4トン車1台で12～15万円程度が目安となっています。契約解除の日までにかかる賃料についても契約通りに払うようです。

引越しにかかる費用

引越しにかかる費用は社員1人あたり2～5万円程度かかります。繁忙期には相場の約1.5倍になることもあるため、時期を考えて引越しを検討しましょう。

その他の費用

移転の告知（名刺・封筒・会社案内など）に1人あたり1～2万円かかります。また、官公庁への届出書類に関しては一式で10～20万円程度かかります。

オフィス移転を行うまでの具体的な手順

スケジュールは余裕を持って6か月以上前から立てることが大切です。しなければいけないことをリストアップして各作業をスムーズに進めましょう。

6か月以上前

オフィス移転の目的が明確化され、社内の合意が取れたら、完了までの計画を作成します。この時点で使用人数の確定や受付や会議室の有無、具体的なレイアウト案の作成、工事費用の把握などに着手します。旧オフィスの契約内容の確認、原状回復や保証金などの対応についても把握しておきましょう。

6か月前

旧オフィスの原状回復にどの程度の日数が必要かの確認、解約に関する手続きをすすめます。解約通知を出すタイミングを間違えてしまうと、せっかく立てた計画が無駄になってしまうので気をつけましょう。

5～4か月前

原状回復工事について複数社から相見積もりを取り、どの業者にするか選定する時期です。新しいオフィスのレイアウトも徐々に進めていきます。社員の動線を想定して配置組みを考えることで業務の効率化が期待できます。

3～2か月前

OA機器や家具について既存のものをそのまま使用するのか新規で購入するのかを検討しましょう。それによって引越しの費用も変わってくるため、慎重に検討しましょう。

電話回線やコピー機などの移設工事、原状回復工事などの発注を行うのもこのタイミングです。移転の際の挨拶状の手配や名刺の刷り直しなどもこの時期に行うので、変更が必要なものについてリストアップしておきましょう。

1か月前

移転に向けて本格的な工事が始まります。官公庁への届出等もこの時期に忘れないように注意しましょう。

 

オフィスの移転は大規模な計画です。半年以上前に計画を立てていてもあっという間に過ぎてしまうため、スケジュールは余裕を持って立てて、漏れがないように気をつけましょう。効率よく移転作業を進めて新しい環境で新たな気持ちで仕事を始めたいですね。