オフィス移転業者を選ぶ際に意識するべきポイントについて解説！

オフィスの移転は、会社を運営しているうえで大きなイベントの一つです。気分的には心機一転といったところですが、スムーズな移転ができないときは業務に支障が出るので要注意です。そこで当ページでは、オフィス移転業者を選ぶ際に意識するポイントについて解説します。

オフィス移転業者に依頼する前に確認するべきポイント

オフィス移転を専門の業者に依頼するときは、事前に確認しておくことがあります。確認すべきポイントを忘れてしまうと、移転までのスケジュールに支障が出るので充分気を付けましょう。

移転の必要性と目的

オフィスを移転するときは、必要性と目的を明確にしておきましょう。なぜ移転すべきなのか、どのような目的があり移転を考えているのかは、オフィス移転業者選びの重要な選定基準になります。

たとえば、「移転を機にネット環境を整えたい」「開放感あるオフィスにしたい」などはっきりした目的があれば、このような要望を叶えてくれるオフィス移転業者が必要になってきます。

オフィスを構える場所の立地などを決める

オフィス移転業者に依頼する前に、駅チカ、駐車場、物件の間取りなど各条件を決めておきましょう。たとえば、駅チカなどの立地は、ビジネス上、従業員の利便性でとても重要になります。

また、駐車場や物件の間取りも疎かにしてはいけません。来客や従業員数を念頭においた駐車スペース、業務に適したオフィス環境も利便性に大きな影響を与えます。

オフィス移転業者に「どこかに移転したいのだけど」といったところで、移転先が分からなければ業者も動けません。まずはオフィスを構える場所の立地などをしっかり決めておきましょう。

オフィス移転業者を選ぶ際に意識するべきポイント

オフィス移転前の準備が済んだら、移転業者選びに入ります。オフィス移転業者を選ぶときは、実績、サービス内容、知識などあらゆる面から選びましょう。

オフィス移転の実績

オフィス移転業者を選ぶ際は、必ず実績を確認しましょう。実績は、その会社の信用と能力が判断できる重要なポイントです。実績が多い場合は、「信用できる会社」「能力が高い会社」という判断ができます。こういった実績は、各社の公式サイトから確認できることが多く、業者の中には事例も掲載しているため、オフィスレイアウトを考えるうえでの参考にもなります。

サービス内容

サービス内容にオフィス移転が含まれているのかは、とても重要な選定ポイントです。オフィス移転は、一般的な引っ越しとは少し違います。専門性の高い機器や重要な情報など、慎重な取り扱いが求められるものが多く存在します。そのため、安心安全な移転を実施する場合は、一般的な引っ越しではなく、オフィス移転を専門に扱っている業者がベストです。

ただし、オフィス移転専門業者でも一般的な引っ越しのスキルは必要です。現オフィスからの荷物の搬出と新オフィスへの搬入がスムーズに行えるスキルの有無も同時に確認しておきましょう。

オフィス作りが得意なのか

オフィス移転業者を探すときは、オフィス作りが得意な業者を選ぶようにしましょう。たとえば、オフィスのレイアウト立案と工事をワンストップで行える業者であれば、オフィス移転はスムーズに完了します。

また、オフィス作りを得意とする業者の場合は、そこで働く従業員を第一に考えたレイアウトの立案が可能、働きやすさは作業効率にも関わるため、無視することのできない重要なポイントです。

スタッフ同士の連携

オフィス移転業者の多くは、依頼主と打ち合わせする営業マンと実際に移転作業にあたるスタッフにわかれています。そのため、双方の連絡が密に行われ、しっかり連携が取れてこそ、円滑なオフィス移転が実現します。しかし、営業マンと移転作業スタッフ間で連携が取れていない場合は、せっかくのオフィス移転も成功しません。

オフィス移転業者の見積もり時の確認点

オフィス移転業者に見積もりを依頼する場合は、見積もりの内容をしっかり確認しておきましょう。まず、確認しておきたいのが明細チェック。どういった項目があるのか、依頼した内容が含まれているのかを金額と一緒に確認します。

また、見積もりでは分からないかもしれませんが、実際の移転作業にあたるスタッフ（正社員、アルバイトなど）も、サービスの質に関わるため、どういった雇用形態のスタッフが作業にあたるのかを必ず確認しておきましょう。

さらに保証内容にも着目しておいてください。万が一、OA機器などが破損した場合は、直ちに準備しないといけません。どこまで保証してくれるのか、いくら保証してくれるのかは重要です。

 

オフィス移転業者を選ぶ際は、選定前の準備を入念に行い、実績やサービス内容など4つのポイントを重視して選びましょう。また、選定後の見積もりは最終的なチェック段階になります。金額はもちろんですが、作業項目やスタッフ、そして保証の確認も大切です。オフィス移転が終了すれば新しい毎日が始まります。満足できるオフィス移転になるように、しっかりポイントを押さえておきましょう。