オフィス移転時の荷造りで失敗しないために意識するべきポイント！

オフィスを移転する時には、事前準備がかかせません。なかでも荷造りは日程に余裕をもって始めたいものですよね。しかもオフィスの引っ越しは大切な書類や精密なOA機器がたくさんあるので、なくしたり壊したりすることがないよう最新の注意が必要になります。そこで今回は、オフィス移転時の荷造りで失敗しないためのポイントを紹介します。

オフィス移転時の荷造りに必要な資材

荷造りを始めるときには、まずオフィス用品を梱包する資材を調達することから始めましょう。少なくともダンボール・ガムテープ・エアパッキンの３つを用意しておけば、荷造りの作業をスムーズに進めることができるのではないでしょうか。業者によっては資材を用意してくれるところもあります。そういったサービスがない場合でも、ネットやホームセンターで簡単に手に入るものばかりですので、あらかじめ用意しておきましょう。

オフィス移転時の荷造りで失敗しないために意識するべきポイント

オフィス移転の荷造りは、引っ越し当日の一週間前からとりかかるようにしましょう。荷造りに失敗して時間のロスにならないために、気を付けるべきポイントをまとめました。

役割を割り振る

オフィスの移転は、通常業務をこなしながら荷造りすることになるので、きちんと計画的に行うことが大切です。そのために、誰が何を担当するのかという役割を決めておきましょう。その際、オフィス移転の準備作業の責任者を選出します。全体的な荷造りの進捗状況を把握できる人がいることで、スケジュールを細かく調整しながら引っ越し日までに荷造りを完了させられるでしょう。

チェックリスト・物量リストを作る

荷造りの計画を視覚化して社内で共有することはとても大事です。確保する資材の量やひとりひとりの担当場所などをチェックリストに記載することで、作業がスムーズに進められます。また、物量リストを作成して、新オフィスに持っていくものと廃棄するものを記載しておくと、荷造りの際に迷うことがありません。オフィス家具などの寸法なども記載しておくと、新オフィスのレイアウトの際にも役立つでしょう。

ダンボールは２０キログラム程度

ダンボールに隙間があると、ついついあれもこれも詰め込みたくなるでしょう。しかし、荷物を詰め込みすぎると重くなりすぎて、ひとりで持ち運ぶことができなくなってしまいます。人手がかからないようにするためにも、ダンボールはひとりで持ち運べる20㎏程度を目安にしましょう。

ラベリングする

荷物を梱包したら、ダンボールの外側に内容物を記載しましょう。その際、新オフィスの図面と照らし合わせて場所をナンバリングし、ダンボールにもナンバーを書いておくと新オフィスで荷物を収納するときに迷わなくてすみます。

開閉するものには養生テープを貼る

書庫やデスクなど、開閉する扉や引き出しなどがついているオフィス家具には養生テープを貼りましょう。運搬するときに傾いて扉が開いたり引き出しが飛び出したりするのを防ぐためです。ひとつでも養生テープを貼り忘れたら思わぬ事故につながるかもしれません。貼り忘れのないよう、ひとつひとつ確認しながら丁寧に貼りましょう。

データのバックアップを取る

OA機器には業務上の大切なデータがたくさん保存されていることでしょう。それが引っ越し作業中のトラブルで破損してしまったら、移転後に業務が遂行できなくなります。このような危険性があることから、基本的に移転業者が離線を行うことはありません。万が一のことを考えて、大切なデータはバックアップをとり、社員の手で離線を行うようにしましょう。

少人数でオフィス移転の荷造りを行う際の注意点

従業員がたくさんいる大きな会社だと、作業の役割分担ができダブルチェックによる抜け落ちも防げて、比較的効率よく荷造りを完了させられるでしょう。しかし、少人数の小規模な会社では人手が足りずに、ひとりにかかる作業負担が大きくなってしまいます。

そのため、スケジュール管理や進捗状況のチェックはより細心の注意を払って行う必要があります。実際に作業に入ってからも、デスクの引き出しに養生テープの貼り忘れはないか、データのバックアップに漏れはないかなど、丁寧にチェックしながら荷造りをすすめていきましょう。また、組み立て家具などを使用している場合には、解体するところから始めなくてはいけません。組み立てに必要な細かい部品もなくしてしまうと、新オフィスで組み立てられなくなるのできっちり保管する必要があります。

こういった作業を少人数で通常業務と並行しながら行うのは、とても大変です。そういったときには、経験豊富な移転業者に依頼するというのもひとつの手です。コストはかかりますが、作業の負担が軽減されて効率よく荷造りを完了させられるというメリットがあります。

まとめ

以上、オフィス移転時における荷造りで注意すべきポイントを紹介しました。オフィス移転の荷造りは、個人的な引っ越しとは違い、通常業務と並行して行わなければいけないのが特徴です。そのため、1週間ぐらい前から少しずつ計画的に進めていく必要があります。今回紹介したポイントに注意しながら、効率よく荷造りを進めてみてください。人手や時間が足りない場合は、オフィス移転のプロに依頼するという方法もおすすめです。