オフィス移転業者は一般的な引越し業者と何が違う？

オフィス移転の際には、一般的な引っ越し業者ではなく、オフィス移転を専門とする業者に依頼するようにしましょう。しかし、はじめてオフィス移転をする場合は、どこの業者に依頼すればよいか迷ってしまいますよね。そこで今回は、オフィス移転業者と一般的な引っ越し業者の違いや、オフィス移転業者選びのポイントについてまとめました。

オフィス移転業者と一般的な引越し業者の違い

ご家庭での引っ越しの際に、引っ越し業者に依頼したことがある人も多いのではないでしょうか。一般的な引っ越し業者の場合、荷物の梱包や搬送が主な業務内容となります。これがオフィス移転となると、業務内容は荷物の梱包や搬送だけにとどまりません。オフィス移転は、移転先の選定や新しいオフィスのレイアウトの設計、什器の購入など、決定しなければならないことがたくさんあります。

また、移転元の原状回復工事や移転先での配線工事なども発生し、専門的な知識も必要です。このように簡単にオフィス移転と言っても複雑な工程や手続きがあるため、オフィス移転は半年から１年ほどかかる一大プロジェクトとなるのです。そういった複雑な工程を別々の業者で頼んでしまうと、打ち合わせだけでも大変な労力と時間を費やすことになるでしょう。それらの複雑な工程を一手に引き受けてくれるオフィス移転業者に依頼すると、手間を省けるかもしれません。

オフィス移転業者の選び方のポイント

では、オフィス移転業者を選ぶ際には、どのようなポイントに注意すればよいのでしょうか。

実績を確認する

「オフィス移転にも対応しています」とうたっているだけで、実際はまともな実績がない引っ越し業者が存在していることも事実です。ですから、必ずホームページなどでオフィス移転の実績があるかどうかを確認してから、依頼するようにしましょう。

自社のニーズに対応してくれるか

たとえば「おしゃれなレイアウトにしたい」とか「搬送を速やかに行いたい」など業者に求めるものは、企業によってさまざまでしょう。自分たちがオフィス移転に何を求めるのかを明確にし、ニーズに対応できるサービスを行っている業者を選ぶようにしましょう。

運送計画はしっかりしてくれるか

一般家庭での引っ越しと違い、オフィス移転では大型家具や精密機器の運搬が多くなります。そのため、搬入口の場所やトラックの駐車場所など、事前に確認すべきポイントがたくさんあります。引っ越し当日にスムーズに作業ができるよう、事前に運送計画がしっかり立てられるかどうかを確認しましょう。

レイアウトや内装工事まで依頼できるか

新オフィスのレイアウトは、スムーズに業務を運営するためにも必要不可欠なものです。しかし、自分たちで１からレイアウトを考えるのは難しいでしょう。そんなときは、レイアウトから配線工事までワンストップで行ってくれる業者を選ぶと、別々の業者に依頼して打ち合わせする手間を省けます。

コンプライアンスの知識を有しているか

企業には社員の健康や安全を守る法令を遵守する義務があります。建築基準法や労働基準法に違反していないか、万が一のために避難経路は確保されているかなど、コンプライアンスに関する知識が豊富な業者に依頼すれば、移転後の企業運営にも心強い味方となってくれるでしょう。

情報漏洩対策は万全か

企業には、個人情報など決して社外に漏れてはいけない情報があります。オフィス移転のときは、情報漏洩は最新の注意を払うべきものなので、業者の情報漏洩対策はどのようになっているのかは、しっかりと確認する必要があるでしょう。

アフターフォローなどのサービスは充実しているか

移転後、実際に運営してみたら不具合を感じることもあるかもしれません。そういったときに相談に乗ってくれるアフターサービスは完備されているかどうかも、重要なチェックポイントです。

オフィス移転の大まかな流れ

オフィスを移転する際には、しっかりとした計画を立てることが大切です。ここでは、オフィス移転の大まかな流れを見ていきましょう。

コンセプトの明確化

現在のオフィスの問題点を洗い出し、新しいオフィスに求めるものは、何かと言った移転の目的やコンセプトを明確にしましょう。

旧オフィスの解約の通知

解約希望日の３か月～６か月前には、旧オフィスのオーナーや管理会社に解約する旨を通知しましょう。スムーズに移転できるように、新オフィスへの入居時期と照らし合わせて、通知するタイミングを図ることが大切です。

新オフィスの選定

事前に決めた目的やコンセプトに合ったオフィスを選定しなくてはいけません。その際、賃料や立地場所、周辺環境など重要視したい条件を絞り込むことで、希望のオフィスが見つけやすくなります。

レイアウトの作成

オフィス移転業者とも相談し、新オフィスのレイアウトを考えます。各部署で必要なスペースは確保できているか、全体的にコンセプトに合ったレイアウトになったかを確認しましょう。だいたい移転の４か月前までに作成するのが一般的です。

工事の依頼

レイアウトが確定したら、内装・電気・通信・空調など各種工事を依頼しましょう。余裕をもって、移転の３か月前までに依頼できればベストです。

オフィス備品の買い替え

移転のコンセプトと照らし合わせ、足りない備品などがあれば発注しましょう。

引っ越し業者の選定

こちらも移転のコンセプトと照らし合わせ、ニーズに合わせたサービスを行ってくれる業者を選ぶと間違いないでしょう。

引っ越し作業

引っ越し期間には、必要なものと廃棄するものを分けて梱包を済ませておきましょう。大事なデータのバックアップも忘れずに行いましょう。引っ越し当日は、担当者の立ち合いが必要です。

旧オフィスの原状回復工事

引っ越しが完了したら、すみやかに原状回復工事を依頼しましょう。

各種届出

オフィス移転が完了したら、必要な書類を各届け先に提出してください。また、自社のホームページや名刺にも記載されている住所を変更する必要があります。それにともない、関係先や取引先にも移転した旨を知らせましょう。

まとめ

一口にオフィス移転といっても、さまざまな細かい工程があり、時間をかけて計画しなくてはいけません。ここが一般的な引っ越しとは、違うところだといえるでしょう。これを通常業務と並行しながら、自分たちでこなしていくのは、大変難しいことです。もし初めてオフィス移転を行うという場合は、引っ越し作業だけでなく、新オフィスの選定からレイアウトまで請け負ってくれる専門業者に依頼することをおすすめします。ぜひ参考にしてみてください。