【オフィスの収納を考える】すっきりきれいいなオフィスにしよう！

きれいいなオフィスで仕事がしたいと思っても、整理整頓ができなかったりきれいにしても維持できなかったりといった方は多いものです。しかし、オフィスが片付いていないとさまざまなデメリットが発生するでしょう。そこで今回は、オフィスが片付かないことで発生するデメリットや整理・収納のポイント、レイアウトの考え方を解説します。

オフィスが片付かないとデメリットばかり

オフィスが片付いていないと、ムダが生まれてさまざまなデメリットが発生しかねません。備品を使おうと思って探しても、どこに置いたかわからずムダに探す時間がかかることもあるでしょう。必要のないものを片づけずにいるとムダにスペースを使うことになり、管理費や管理時間も増加します。そのため、ムダに人件費がかかることになり、コストが高くなるでしょう。

また、労働環境も悪くなり、ものがあふれていると通路をふさいだり、落下物によりケガをする恐れがあったりするので、災害時の安全性が低下します。そのほかに、オフィスが片付いていないと来客者からの印象が悪くなり、自社のイメージダウンになるので気を付けなければなりません。

オフィスを整理整頓するには

今までできなかったオフィスの整理整頓をいきなり行うのは難しいです。そのため、小さなことからコツコツ始めて、習慣化するしかありません。たとえば、自分のデスクの上や引き出しでもいいので、整理整頓されていない場所から始めるとよいでしょう。

その場所を就業後に必ずきれいにして帰ると決めて、1か月続けることできれいにして帰らないと気が済まなくなります。これが習慣化するということです。習慣化できたら徐々に範囲を広げていくことで、オフィスの整理整頓ができるようになるでしょう。

オフィスの整理・収納ポイント

オフィスの整理をしたり備品などを収納したりするためには、どのようなポイントがあるのでしょうか。ここでは、オフィスの整理・収納ポイントを解説します。

スペースの有効活用

収納場所は、デッドスペースを有効活用することであふれていたものが片付きます。長年業務を続けていくと業務内容に変化が生じて、今まで必要としなかった備品が必要となることもあるでしょう。しかし、決めている収納場所に収納できるスペースがない場合は、ものがあふれることになります。そこで、デッドスペースを効率的に活用することで、整理整頓ができるのです。そのため、普段からスペースの有効活用を意識することが重要といえます。

使用頻度でものの定置化をする

オフィスの整理・収納には、ものを定置化することから始めます。整理された状態をキープするためには、決まった場所にあるものを使用後に決まった場所に戻すことです。それにより、備品の紛失を防げますし備品を探す手間も省けます。ものの定置化をする際は、使用頻度によって決めるとよいでしょう。使用頻度の高い順から、目につきやすく使いやすい場所に定置化することで、作業効率が上がります。

細かく分類する

備品などのものを収納する際は、「文具類」「その他」など大雑把な分類をせずに、細かく分類することを心がけましょう。大雑把な分類をすると月日が経つにつれ、あまり分類されず乱雑で整理されていない状態になります。そのため、ラベルなどを利用して「ボールペン」「マジック」「クリップ」など細かく分類することで、誰の目にもすぐわかりきれいな状態を維持することが可能です。

すっきりしたオフィスを作るためにレイアウトを考えよう

すっきりしたオフィスをつくるためにはレイアウトが重要です。ここでは、オフィスのレイアウトの考え方を解説します。

動線を意識したレイアウト

作業効率を高めるためには、オフィス内で人がスムーズに動ける空間にしなければなりません。そのためには、オフィス家具などで人の動きを妨げないように、動線を意識したレイアウトにする必要があります。たとえば、コピー機や書類の保管場所などを頻繁に使用するのであれば、アクセスしやすいように最初に設置しましょう。また、作業の流れを考えて関連性の高いものは隣接させることも重要です。

デスクの配置の仕方

デスクの配置の仕方には主に3つのパターンがあり、それぞれ作業効率に合わせて配置するとよいでしょう。対向式レイアウトは、社員が向かい合う形で横並びに配置するレイアウトです。コミュニケーションが取りやすいという特徴があります。

並列式レイアウトは、同じ方向にデスクを並べるレイアウトです。個人での作業が集中しやすいという特徴があります。フリーアドレス式レイアウトは、特定の人の席にせず誰でも自由に使えるレイアウトです。必要最低限の席で充分なため、スペース効率がよいという特徴があります。

まとめ

オフィスが片付かないことで発生するデメリットは、コストが高くなることや安全性が低下すること、自社のイメージダウンになることです。整理整頓するには習慣化するしかありません。オフィスの整理・収納ポイントは、スペースの有効活用、使用頻度でものの定置化をする、細かく分類することが挙げられます。すっきりしたオフィスを作るレイアウトは、作業の流れを考えて動線を意識することや作業効率に合わせたデスクの配置の仕方が重要です。