フリーアドレスオフィスが主流！？フリーアドレスのメリット・デメリット

コロナ禍でテレワークが推進される流れになり、オフィスが縮小傾向の企業も増えています。そうした時代背景もともなって、最近はフリーアドレスを取り入れる企業も増えてきました。この記事では、そんなフリーアドレスのメリット・デメリットをご紹介します。導入を考えている方はぜひ参考にしてください。

フリーアドレスオフィスとは

フリーアドレスオフィスとは、個人がオフィス内で固定の座席を持たず、自分の好きな場所や好きな席で働くスタイルのオフィスをいいます。図書館の閲覧席をイメージすると分かりやすいのではないでしょうか。社風が自由で新しい会社が取り入れるものと思われがちですが、昨今の社会情勢によってテレワークが普及している背景もあり、さまざまな業種で採用されています。

コロナ禍で全国的に普及率が上昇

内閣府が発表した「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」によると、全国でテレワークを実施している企業の割合は、コロナ禍前の2019年12月に10.3％ですが、2022年6月には30.6％となっています。新型コロナウイルスの流行に連動しているものの、コロナ前よりも普及しているのは明白です。

フリーアドレスのメリット

まず、実際にフリーアドレスを取り入れるメリットをご紹介します。

固定費の削減

1人に1席確保する必要がなくなるため、今までよりもオフィスの面積を縮小できます。そのため、オフィスの賃料や光熱費が抑えやすくなり、固定費の削減につながります。また、固定席がなくなると書類の置き場所が確保しにくくなるので、必然的にペーパーレス化が進む傾向になります。ここでも紙の利用が減らせてコスト削減につながります。

組織変更・人数変更への柔軟な対応ができる

スペースを自由に使えるため、組織の人員が減った・増えた場合それぞれに即座に対応し、ワークスペースを確保できます。人員に合わせて椅子や机を用意する必要もなくなるため、手間やコストも削減可能です。来客用のスペースなど、企業や部署によっては普段は使用頻度が少ない場所も無駄なく使えます。

社員間のコミュニケ―ションの促進

他部署の社員とも顔を合わせる機会が増えるため、自然とコミュニケーションをとる機会が増えます。仕事の上でも部署間を超えた新しいアイデアが生まれる、部門や役職を超えて情報共有がしやすくなる、人間関係が円滑に進みやすくなる、といった効果が期待できます。

働く場所が自由になり、テレワークも促進される

時間と場所にとらわれない働き方をしたい場合、集中力が切れたら別の席に移動する、などして自由なスタイルで働けます。フリーアドレスを導入した働き方をすると、自由な場所で働けるということで延長線上にテレワークの促進があります。そのため、働き方はさらに柔軟になると予想されます。

フリーアドレスのデメリット

続いて、フリーアドレスのデメリットをご紹介します。対策を考え、従業員と目的を共有して賛成を得るのがフリーアドレス導入の第一歩となるでしょう。

人員のマネジメントが難しくなる

誰がどこで仕事をしているのか把握するのが分かりづらくなるため、マネジメントする立場にある人は部下の管理が難しくなりやすいといえます。好きな場所で働いているとしても、場所を問わずにきちんと連携が取れるような仕組みを考えなければなりません。

個人の荷物を管理する手間が増える

個人の座席がないということは、ファイルや書類、カレンダー、文房具などの私物を置きっぱなしにしておく場所がないということです。業務上でペーパーレスにできない資料を扱う場合、ノートパソコン以外の端末を使う場合は準備や移動の手間が増してしまいます。

集中力の低下を招く可能性がある

1人で集中して作業したいときは、周りとの距離が近くて気になる、周りの会話が聞こえる、などオープンスペースであることがマイナス効果を生む可能性があります。集中したいときに利用できる個人スペースを用意するなど、環境を整えないとストレスを感じて仕事の効率が落ちることも想定して対策しななければなりません。

フリーアドレスがおすすめの企業とは

ただフリーアドレスを導入すればよいわけではなく、企業や業種によって向き不向きがあります。フリーアドレスがおすすめできる場合を挙げますので、当てはまるかどうか考えてみてください。

部署間やメンバー間でのコミュニケーションを強化したい

新しいアイデアが欲しい、部署を超えて情報共有しやすくしたいといった場合はフリーアドレス向きです。さまざまな人と関わる機会が増えるため、新しいアイデアが浮かびやすくなるでしょう。

紙の資料を使わずに仕事ができる

IT企業などノートパソコン1つで仕事ができる企業や、営業のように社外での仕事が多い業種はフリーアドレスを導入しやすい環境です。経理や知的財産部門など、セキュリティが高い情報を扱う場合は固定席のほうが向いています。

まとめ

フリーアドレスのメリット・デメリットをご紹介しました。社会情勢の変化で積極的に取り入れられるようになったフリーアドレスですが、業種や目的によっては仕事の効率が下がることもあります。一番の目的は働きやすい環境を作って業務を効率化することです。メリット・デメリットそれぞれを明確にしたうえで、従業員にも目的を共有し、賛同を得るのを忘れずにフリーアドレスを導入するかどうか判断しましょう。