オフィス移転業者を選ぶ際に注意するべきポイントについて解説！

一人暮らしの引越しならまだしも、オフィスの移転となると相当な時間・労力がかかります。そこでおすすめしたいのが、オフィス移転を請け負ってくれる業者です。あまり利用する機会がないからこそ、本当に必要なのか、依頼するならどんな点に注意して選べばよいか、よく分かりませんよね。オフィス移転のポイントを一緒に押さえていきましょう。

オフィス移転を業者に依頼するべき理由

最初に理解しなければならないのは、住まいの引越しと同じように考えてはいけないということです。その大きな違いは、移転にかかる時間です。トータルして、少なくとも6か月は見込んでおかなければなりません。

そもそも、立案するだけですでに時間がかかります。移転の理由・方針を決め、計画も綿密に練らなければなりません。もしそれが事業拡大による移転であれば、買い足さなければならない物品もあるうえ、反対に新オフィスに持って行かず、廃棄しなければならない物品もあります。社員の仕事に関わることなので、家の引っ越しのように「追々整えればよいよね」と悠長に構えてもいられません。

また、もともと使っていたオフィスが賃貸の場合、基本的にその原状復帰もしなければなりません。これはオーナーや間に入っている管理会社にも確認する必要があり、こうした細々したことでどんどん時間が食われていくわけです。

時間以外にも、オフィス移転には専門的な知識が必要となるところも、業者に依頼するべき理由の一つです。オフィス備品は普通の家具よりサイズが大きいため、事前にレイアウトを考えておく必要があります。パソコンなどを置く関係で配線も複雑です。オフィスに関するノウハウがないと、作業はいちいち滞ってしまいます。

もともと時間がかかるオフィス移転なので、流れが少し止まっただけでも、通常業務の妨げにもなりかねません。なるべく短めで終わらせたいとなると、やはり業者にテンポよく、無駄のない作業をやってもらうのがおすすめなのです。

オフィス移転業者を選ぶコツ

業者に任せると決まったら、次はどの業者がよいか選ぶ必要があります。あまり利用する機会がないからこそ、何を基準に選ぶべきか、よくよく知っておかなければなりません。業者選びのコツは、主に3つあります。

1つ目は、実績があるかを見ることです。すでにお話したとおり、オフィス移転は家の引越しとは性質が違います。引越し業者はたくさんありますが、オフィス移転専門の業者でなければ作業は難しいものです。

また、仮に専門的な業者をうたっていても、その実あまり経験がない業者もあるわけです。依頼する前に、オフィス移転のノウハウをしっかり持っているかどうか、実績を見て確認するのがおすすめですよ。

どんな運送計画を立てているか見るのもよいでしょう。大きな荷物を運ぶ道筋など、オーガナイズがしっかりできているか、一つの判断基準となります。

2つ目は、求めているサービスをそこの業者で受けられるか確認することです。一口にオフィス移転といっても、提供しているサービスは業者それぞれで異なります。備品だけ運んでくれるところ、配線や内装工事までやってくれるところ、レイアウトまで考えてくれるところ、などなどです。

運送までこの会社で後は他の会社、などと業者がわかれると打ち合わせの手間も増えていくため、やってほしいところまで一気にやってもらえる業者を探すのがよいですよ。

さて、業者選び最後のコツは、アフターサービスまでちゃんとしているかチェックすることです。きれいに搬入してもらって、いざ働き出してみたら「いまいち使いづらい…」となることもままあります。ここでやり直しがきかないと、不便さを抱えて毎日仕事をすることになってしまいます。

これを避けるべく、移転後の改善にも対応してくれるところを選べると、後々楽になりますね。ぜひ妥協せずに業者を選んでください。

オフィス移転業者を選ぶ際に注意するべきポイント

インターネットサイトを見れば、実績や作業内容、アフターサービスの有無についても確認ができるはずです。ただ、サイトを見ているだけではわからないこともあります。見積もりなどを依頼して、業者と直接コミュニケーションを取るときにも、いろいろチェックしていきましょう。

たとえばもらった見積もりの内容です。親切な業者であれば、見積もりの時点でかなり細かく計画が立てられています。作業時に起こりうる破損など、補償についてもこのとき確認しましょう。

あとは、依頼者の立場に立って考えてくれているか、ということも大切です。依頼者の要望に沿ってプランを挙げてくれたり、今ある問題点を解決するような提案があったりすれば、ありがたいですよね。プラスアルファの親切なサービスを提供してくれる業者を探してみるとよいですよ。

 

専門業者に頼むと、だいぶ楽になることが分かったかと思います。日頃の業務をストップできないからこそ、こういうところは業者へ依頼で、安全・確実なオフィス移転がおすすめです。自分たちのニーズに合った業者はどこか、検討してみてください。