オフィス移転にかかる費用を安く抑えるテクニックを大公開！

働き方改革の必要性が高まる中、オフィスの移転やリニューアルを検討している企業は増えつつあります。一般的に企業の移転サイクルは10年に一度といわれ、頻繁に行われるものではありません。ここではオフィス移転にどのような種類の費用がかかり、どうすれば費用を安く抑えられるか、移転費用が比較的安い時期などについて紹介します。

オフィス移転を行う際に必要になる費用

オフィスの移転にはさまざまな費用がかかりますが、代表的なものを見ていきましょう。予算組の参考にしてください。

移転前のオフィスの原状回復

原状回復にかかる費用の相場は1坪当たり3万円程度といわれています。ただし、それまでの利用状況や立地環境などによって料金が変わってきます。原状回復工事に関する費用はすべて借主が負担するのが一般的です。

新しいオフィスの賃貸契約

通常の不動産契約と同じでオフィスの契約時にもさまざまな諸経費がかかります。一般の住宅と異なるのは預託金で、敷金は賃料の約3～12か月分、礼金は約1～2か月分、火災保険料は床面積によって変わるという場合が多いです。

内装工事

新しいオフィスの整備にも費用はかかります。各種設備費用や内装工事費、ネットワーク工事費用、什器購入費用などがかかります。内装工事は1坪あたり10万円が相場です。

引っ越し・廃棄処分

引越しにかかる費用は引っ越し自体の費用と不用品の処分にかかる費用です。引っ越しをしてみると予想以上に不用品が出てきて、産業廃棄物の処理に想定外の費用がかかることもあるので注意しましょう。引っ越しはスタッフ一人あたり3万円程度かかるといわれています。

その他

旧オフィスの退去に伴い、水道やガス、電気料金の清算が必要です。また、会社の住所が変更になるためさまざまな手続きが必要となります。顧客や取引先へのお知らせや名刺の住所変更、ホームページの更新などスタッフ一人あたり1～3万円程度の費用が想定されます。

オフィス移転にかかる費用を安く抑えるテクニック

オフィス移転には多額の費用がかかるため、少しでも節約して費用を抑えたいですね。いくつかのテクニックについて紹介します。

複数の業者から見積もりを取る

サービスの契約や物を発注するときと同様に、一つの業者だけに決めず、いくつかの業者に見積もりの依頼を出し、相見積もりをとって横比較することが大切です。単に価格だけをチェックするのではなく、サービスに見合った価格なのかどうか精査する必要があります。

作業の見直し

すべてを引っ越し業者に依頼するのではなく、自分達でできる部分があればその分の費用を削減できます。社員の協力によりコストを抑えることが可能です。

備品の再利用

できる限り不要な経費を削減するために、什器やOA機器などはまだ使えるものであれば新規購入は見送り、再利用を検討しましょう。また、購入する場合にもすべて新品にするのではなく、中古品でも問題ない場合にはうまく取り入れることでコストを抑えることができます。

工事は一つの業者に依頼

移転の工事は電機や通信回線、空調など多岐にわたるため、それぞれ異なる業者に依頼してしまうとコストがかさみます。全体的にサポートしてくれる業者を選ぶことで、手間や経費を削減できるだけでなく、値引き交渉ができる場合もあるようです。

コンサルティングを依頼

社員の人数によっては、移転のために割く人員が足りない、移転プロジェクトを進めたいけれど時間がないなどの問題が出てくることもあります。そのような場合、移転専門のコンサルティングサービスを利用するのも一つの方法です。物件の検索や貸主との交渉事などすべて請け負ってくれるため効率よく移転を進められます。

オフィス移転費用が安くなる時期もある？

オフィス移転が多い時期は、一般的に１～3月、9～12月の2つといわれています。日本の企業は一般的に4月から新しい期に入るため、そのタイミングで新しい体制で始めたいと考える企業が多いのと、年内に移転作業を終わらせて新年を新しいオフィスで迎えたいという企業が多いためです。

この時期に移転をすると費用もかさみ、希望日に業者を確保することが大変難しくなります。この2つの繁忙期を避ければ、通常よりも安い料金を設定している業者が多く、また割引サービスを実施している場合もあるため安い費用で移転できる可能性が高いです。

繁忙期を避けることで、賃料交渉がうまくいったり、初期費用が安くなったり、業者にも余裕ができるため希望通りにスムーズに移転を進めることができます。

 

オフィスの移転は作業自体も大変ですが、費用も多額になります。また、同時進行でさまざまな工事や引っ越し作業が重なるため、できるだけ効率よく迅速に進められると安心ですね。複数の業者から相見積もりを取ったら、金額だけを見るのではなく実績や評価、口コミなど細かい部分も確認したうえで、信頼できる業者に依頼しましょう。