オフィス移転業者に見積もりを依頼する際にチェックするべきポイントとは？

皆さんはオフィスを移転する際の見積もりはどのようにしていますか？オフィスの移転には多くのコストがかかるため、なるべくなら削減していきたいものですよね。今回の記事では、オフィス移転業者に見積もりを依頼する際にチェックしておくべきポイントに関する内容を解説していきますので、是非参考にしてみてください。

オフィス移転にかかる費用とは？

オフィスの移転には内装工事や引っ越しの費用、通信環境の整備など、様々な経費が掛かりますので、項目に沿って順に解説していきます。

引越し・移転費用

オフィスの移転に対応してくれている引っ越し業者への依頼や梱包の作業、資材に関わる料金が発生します。材料や作業する人数によって価格に開きがありますが、１名の作業員につき２~3万円（税込み）が相場になっています。オフィスで使用しているものにもよりますが、運搬に特殊な作業や手間がかかる装飾品などは追加で３~５万円（税込み）程度かかる場合もありますので、業者に直接確認してみましょう。

内装・デザイン費用

壁や天井、床などの内装に関する工事を行う場合も、必ず費用が掛かります。内装工事は坪単価約10～30万円（税込み）、デザイン料は坪単価約5万円（税込み）となっている相場が多いです。

通信工事費用

おおよそ坪単価1～2万円（税込み）程度です。PC機器や電化製品を多く使用する場合、コンセントが不足していることから増設が必要になる場合があります。この作業は、電気工事士のみしかできないため、必然的に費用が発生します。複合機などの精密機械の増設やLAN配線作業、サーバー設置工事なども移転の際は業者にしてもらう必要があります。現代において、通信環境の整備は必須の作業になりますので、ここの費用もかならず予算に組み込んでおきましょう。

オフィス用の備品の発注費用

デスクや備え付けの椅子など、移転に伴い一掃することもあります。従業員１人に対しておおよそ10~15万（税込み）程度の費用が掛かります。ロッカーやキャビネット、給湯器や暖房器具などもこれに当たります。備え付けの物品がない場合は購入を検討しなければなりません。

賃貸費用

・前家賃：約1ヶ月分
・保証金：約6～12ヶ月分
・礼金：約1～2ヶ月分
・前共益費：約1ヶ月分
・仲介手数料：約1ヶ月分
・火災保険料：約2～3万円（2年更新）

基本的な賃貸料金は上記の内容になります。管理会社によっては、前家賃や前共益費は入居した月のみ日割り計算になる場合もあります。

産業廃棄物の処理費用

職種によって産業廃棄物の産出量は異なってきますが、旧オフィスからの転居時にはかかる場合が多くあります。各自治体や業者によって多少の差が出ることはありますが、相場は2tトラック1台で約7～8万円（税込み）です。

原状回復工事

原状回復工事とは、今まで使用していたオフィスを借りる前の状態に戻すための工事の事を言います。１坪約3～5万円（税込み）かかると言われています。壁紙やカーペットなどの備え付けの備品が破損してしまった場合などは、修繕費がかかる場合があります。オフィスを別の拠点へ移すと決めたら、早い段階で管理会社に連絡を入れてください。連絡が遅いと、新旧オフィス共に家賃の支払い義務が発生する場合があるため、注意が必要です。

オフィス移転業者に見積もりを貰うメリット

オフィス移転の場合、複数の業者から見積もりをしてもらうことで、価格や条件を比較することができます。これを相見積もりといいますが、これを行うことでのメリットが以下になります。

条件のマッチした業者が分かる

相見積もりを行うことで、複数の業者の条件を比較することができます。価格ももちろん大切な条件ですが、オフィスの特徴などを踏まえて決定していくことが重要となります。例えば特殊で繊細な機材の運搬や夜間の引っ越し作業は可能であるかなど、条件は多様です。そのため、自社の特徴を踏まえて、「何を最優先するのか」を考えながら比較していくとよいでしょう。

相場がわかり、可及的にコストを削減できる

相見積もりの最大のメリットは、なんといっても価格の比較を行いやすいことです。複数の業者が競合することで、よりリーズナブルな価格に落ち着くこともあります。また、相場を確認することでおおよその予算を決定し、その予算内で対応してくれる業者を依頼してもよいでしょう。

オフィス移転業者に見積もりを依頼する際にチェックするべきポイント

移転スケジュールに余裕がない状態で移転業者を決めるとスケジュールがタイトになってしまい、イレギュラーな内容に対応できない場合があります。そのため、スケジュールにゆとりを持った状態で依頼することをお勧めします。

また、なるべく業者を一本化することもおすすめします。配送と内装工事の業者が違い、連絡を２か所に行う必要があると、時間や労力を要します。また、一本化することで、コストも安く抑えることに繋がります。全体的なバランスやコストを意識すると、多くの業者に依頼するのではなく、１社にまとめて依頼することで、混乱がなくなることが期待できます。

まとめ

いかがでしたか？今回はオフィス移転業者に見積もりを依頼する際にチェックするべきポイントについて解説させていただきました。上記の内容を参考に、計画的なオフィス移転を行いましょう。