オフィス移転のタスクをチェックリストで確認！

オフィス移転は重要なプロジェクトのひとつです。しかし、オフィス移転でやるべきタスクは多岐にわたり、時間的な余裕が取れずに失敗してしまうケースは少なくありません。スムーズに進行するためには、チェックリストがあると便利です。

ここでは、オフィス移転の主なタスクをまとめています。ぜひ参考にしてください。

旧オフィスに関してやるべきこと

旧オフィス、すなわち現在のオフィスの退去にともない、契約の解除などのやるべきことをまとめました。

解約予約

一般的に、オフィス移転の際には元のオフィスの解約予約を6ヶ月前までに行います。具体的な解約予約期間は契約書に明記されているため、しっかりと確認しておきましょう。

このとき、敷金や預託金などについても確認しておくとよいでしょう。

原状回復工事

解約予約をしたら、原状回復工事の手配をします。原状回復工事とは、現在の状態から入居時の状態に戻すことです。たとえば、会社の都合で設置してある間仕切りなどは取り除いたうえで、貸主に返します。

場合によっては指定の業者が決められていることもあるため、確認が必要です。

新オフィスの選定や構築に関してやるべきこと

続いて、移転後の新オフィスについてやるべきことをまとめます。今後の業務の生産性にもつながる部分なので、慎重に進めていきましょう。

物件探し

まずは物件探しです。広さや立地など、理想の物件がすぐ見つかるとは限りません。そのため、余裕をもって物件探しをすることが重要です。

また、どんな物件がベストなのかは、会社によって異なります。各従業員の居住地からの距離、業務の生産性アップを図れる広さや周辺環境、主要取引先へのアクセスなど、何にどれくらいの比重を置くか、じっくり検討しましょう。

バランスよくさまざまな条件を満たしている物件を見つけるためには、やはり相応の時間が必要です。

レイアウトの計画

物件が決まったら、レイアウトの計画を立てていきます。部署ごとの配置やスペース確保など、新オフィスの間取りを決めていきましょう。

また、会議室や応接室、資料室、休憩室なども必要に応じてレイアウトを検討します。オフィス移転の目的やコンセプトと離れてしまわないよう、注意しながら進めてください。

家具・機器などの選定と発注

レイアウトが固まったら、必要な家具や機器を選定します。このとき、旧オフィスから何を引き継ぎ、何が新たに必要となるのかを事前に決めておくとスムーズです。

オフィス移転計画の進行に関してやるべきこと

会社の規模にもよりますが、オフィス移転は従業員の協力も必要不可欠です。そのため、移転計画においてのそれぞれの役割などを決めておきます。ここでは、オフィス移転計画を進行するために必要なタスクをまとめました。

移転計画の周知

まず、オフィス移転の計画が立案されたタイミングで、社内に周知することが重要です。従業員からの理解を得るためにも、ただ予定を伝えるだけではなく、移転の目的や移転後のメリットについても共有しておくことをおすすめします。

役割分担の決定

オフィス移転に関する作業は、細かいものを含めると膨大な量になります。細かなタスクを従業員に分担してもらえるように、役割を決めておくとスムーズです。

スケジュールの共有

オフィス移転の計画立案の段階で社内に共有するのはおおまかなスケジュールで問題ないですが、計画の進捗や実作業がともなう段階であらためてスケジュール共有をしましょう。

多くの従業員が関わるプロジェクトだからこそ、全員が状況を把握しておいたほうが滞りなく進められます。

物品の残留・廃棄を選別する

続いて、物品の選定を行います。旧オフィスで使用している物品で、新オフィスに持っていきたいものと廃棄したいものを選別しましょう。

会社や部署として所有している物品に限らず、個人で持っているものについても選別が必要なので、従業員それぞれに選別してもらうよう指示してください。

引越し業者の選定

物品の量によりますが、一般的にオフィス移転は引越し業者への依頼も必要です。早めに業者を選定するのが理想です。

複数の引越し業者に相見積もりを依頼することで、検討しやすくなります。

内装業者の選定

新オフィスの内装についても、業者に依頼しましょう。スケジュールや予算に合わせて業者の選定をします。得意とするデザインなどが業者によって異なるため、考えているレイアウトなどによって検討するとよいでしょう。

各種手続き・連絡に関してやるべきこと

オフィスを移転するということは、住所をはじめさまざまな情報が変わります。そのため、移転後もスムーズに業務を継続するためには各種手続きが必要です。

ここでは移転にともない必要となる手続きなどをまとめました。

金融機関の契約者情報変更

まず忘れてはならないのが、金融機関への契約情報変更です。移転の3ヶ月前には金融機関へ連絡しましょう。

電話回線・インターネット回線の移転

電話回線やインターネット回線の移転手続きも、早めに進めておくことをおすすめします。時期的なものありますが、仮に工事の日程が1ヶ月以上先でしか手配できないとなった場合、手続きが遅いと移転してしばらく電話とインターネットが使えない状況になってしまうためです。

また、インターネットについては移転に合わせて回線事業者・プロバイダーの変更を検討しても良いかもしれません。さらに、移転先によっては会社の固定番号が変わるケースがあるので注意が必要です。

取引先や契約企業などへの移転連絡

取引先や契約企業へ、移転の旨を伝えておくことも重要です。オフィス移転は自社の問題だけでなく、取引先や契約企業にも少なからず影響があります。

移転後もスムーズに取引ができるよう、お互いのためにあらかじめ移転することを伝えておきましょう。

メール署名・ホームページ・名刺の住所などの変更

メールの署名やホームページ記載の会社情報なども忘れずに変更する必要があります。また、従業員の名刺も新住所が記載されたものを新たに発行しましょう。

各省庁への移転手続き

オフィス移転にともない、各省庁への手続きも発生します。

具体的には、法務局・税務署・都道府県税事務所・社会保険事務所・公共職業安定所（ハローワーク）・労働基準監督署・郵便局・消防署などが挙げられます。

 

本記事では、オフィス移転を行うにあたってやるべきことをまとめました。タスクは多岐にわたり、大変な思いをするケースも少なくありません。

しかし、本記事のようにやるべきことをリスト化しておくだけでも、進行がスムーズになるでしょう。移転を成功させるためにも、ぜひ今回の内容を参考にしてくださいね。